Каждая закупка кажется простой, пока поставщиков не становится слишком много.
У одного выгоднее стрейч-плёнка. У другого — коробки. Третий предлагает контейнеры. Четвёртый привозит перчатки и хозяйственные товары. Пятый печатает пакеты с логотипом.
По каждой позиции цена может выглядеть привлекательной. Но бизнес платит не только за товар. Он оплачивает поиск, согласование, доставку, приёмку, документы и исправление ошибок.
Поэтому всё больше компаний стараются объединять закупки у ограниченного числа поставщиков. Такой подход называется консолидацией закупок.
Что такое консолидация закупок
Консолидация закупок — это объединение нескольких категорий товаров в одной заявке или у одного поставщика.
Например, склад вместо четырёх отдельных заказов получает одной поставкой:
Для кафе это могут быть контейнеры, стаканы и одноразовая посуда, пищевая плёнка, пакеты и средства защиты персонала.
Для магазина — пакеты, чековая лента, ценники, скотч и товары для уборки.
Смысл не в том, чтобы покупать абсолютно всё в одном месте. Смысл — уменьшить количество операций, которые не создают ценности для клиента, но отнимают время сотрудников.
Где бизнес теряет деньги при большом количестве поставщиков
На поиске и сравнении
Менеджеру необходимо запросить цены, проверить наличие, сопоставить характеристики и договориться об условиях.
Если такую работу приходится повторять для каждой небольшой категории, стоимость времени может оказаться выше возможной экономии.
На доставке
Низкая цена товара легко перекрывается несколькими отдельными доставками.
Кроме прямых транспортных расходов возникают организационные:
- согласование времени прибытия;
- пропуска;
- разгрузка;
- приёмка;
- размещение товара;
- обработка документов.
На бухгалтерии и документообороте
Каждый поставщик — это отдельный договор, счёт, комплект закрывающих документов, сверка и возможные расхождения.
Чем больше мелких контрагентов, тем выше нагрузка на закупки, бухгалтерию и склад.
На несогласованных сроках
Один товар уже приехал, второго пока нет, а без третьего нельзя начать работу.
Хороший пример — комплект для обвязки паллет. Сама лента бесполезна, если на складе нет подходящих скоб или инструмента.
На несопоставимых характеристиках
Поставщик коробок может не знать, какой скотч используется на складе. Поставщик плёнки — не учитывать вес и геометрию груза.
Когда материалы закупаются отдельно, ответственность за их совместимость полностью ложится на бизнес.
Когда объединение закупок особенно выгодно
Консолидация обычно эффективна, если компания:
- регулярно покупает расходные материалы;
- использует несколько видов упаковки;
- имеет склад или производство;
- работает с повторяющимся ассортиментом;
- тратит много времени на согласование небольших заказов;
- часто сталкивается с тем, что одна из позиций заканчивается раньше остальных.
В таких условиях важна не минимальная цена каждого товара, а стабильная работа всей цепочки.
Когда не нужно отдавать всё одному поставщику
Консолидация не должна превращаться в зависимость.
Не стоит объединять закупки только потому, что поставщик обещает «закрыть всё». Сначала нужно проверить:
- соответствует ли качество каждой важной позиции;
- понятны ли сроки поставки;
- может ли поставщик обеспечить объём;
- есть ли замена на случай отсутствия товара;
- предоставляет ли он необходимые документы;
- готов ли помогать с подбором характеристик.
Для критичных материалов разумно иметь основного и резервного поставщика.
Как начать консолидацию закупок
Шаг 1. Соберите полный список расходников
Не только дорогие позиции, но и мелочи:
- плёнки;
- пакеты;
- скотч;
- коробки;
- ленты;
- контейнеры;
- тара;
- перчатки;
- товары для уборки;
- этикетки.
Именно мелкие регулярные закупки часто создают наибольшую административную нагрузку.
Шаг 2. Посчитайте частоту заказов
Отметьте, что покупается еженедельно, ежемесячно или сезонно.
Шаг 3. Определите критичные позиции
Какие расходники могут остановить отгрузку, производство или обслуживание клиентов?
Их наличие и срок поставки важнее небольшой разницы в цене.
Шаг 4. Сформируйте единую спецификацию
В ней должны быть указаны:
- наименование;
- размер;
- материал;
- толщина;
- намотка;
- требуемый объём;
- периодичность;
- особенности применения.
Фраза «нужен обычный скотч» не позволяет корректно сравнить предложения. У разных лент отличаются ширина, намотка, толщина и клеевой слой.
Шаг 5. Проведите тестовую поставку
Не переносите весь объём сразу. Сначала проверьте качество, комплектность, сроки, документы и удобство взаимодействия.
Какие категории можно объединять
На сайте Новопака представлены решения для разных бизнес-задач:
- упаковка для оптовой торговли и складов;
- упаковка для розничной торговли;
- продукция для пищевых производств;
- упаковка для HoReCa и общепита;
- решения для непищевых производств.
Такие отраслевые подборки помогают не просто найти отдельный товар, а проверить, какие ещё расходные материалы нужны для одного процесса.
Итог
Один поставщик не всегда дешевле пяти по каждой отдельной позиции. Но он может быть выгоднее для бизнеса в целом.
Считать нужно:
- стоимость товаров;
- доставку;
- время закупщика;
- приёмку;
- документооборот;
- риск отсутствия нужной позиции;
- потери из-за несогласованных поставок.
Настоящая экономия начинается не с самой низкой строки в прайс-листе, а с уменьшения количества лишних операций.