Остановка производства из-за отсутствия дорогого сырья выглядит логично. Остановка из-за того, что закончились пакеты, скотч, контейнеры или плёнка, кажется нелепой.
Но результат одинаков: заказ нельзя изготовить, упаковать или отправить клиенту.
С расходными материалами есть две крайности. Одни компании закупают их в последний момент. Другие заказывают столько, что склад на несколько месяцев превращается в хранилище коробок и рулонов.
Рабочее решение находится посередине — это страховой запас.
Что такое страховой запас
Страховой запас — это дополнительное количество товара, которое компания хранит на случай:
- неожиданного роста спроса;
- задержки поставки;
- брака;
- увеличения расхода;
- сезонного пика;
- срочного крупного заказа.
Это не весь складской запас, а резерв сверх обычной потребности.
Его задача — дать компании время отреагировать на изменение ситуации, не останавливая работу.
Почему нельзя ориентироваться только на прошлый заказ
Фраза «в прошлый раз брали десять коробок — закажем ещё десять» не учитывает:
- изменение продаж;
- сезонность;
- новые товары;
- рост числа сотрудников;
- появление дополнительной смены;
- изменение способа упаковки;
- фактические сроки поставщика.
Например, расход контейнеров в кафе может резко увеличиться с запуском доставки. Количество стрейч-плёнки на складе — вырасти при переходе на другой формат паллет. Пакеты в магазине — закончиться раньше из-за праздничного спроса.
Поэтому запас нужно рассчитывать не в коробках, а в днях работы.
Как рассчитать минимальный запас
Сложная математическая модель нужна не всем. Для начала достаточно ответить на четыре вопроса.
1. Какой средний расход за день или неделю
Берите фактические данные минимум за несколько периодов.
Например:
- 12 рулонов плёнки в неделю;
- 3 коробки контейнеров в день;
- 5 упаковок пакетов за смену.
2. Сколько занимает поставка
Считать нужно не обещанный срок перевозки, а весь цикл:
- согласование заказа;
- выставление и оплата счёта;
- сборка;
- отгрузка;
- доставка;
- приёмка.
Если на всё уходит семь дней, заказывать товар при остатке на три дня уже поздно.
3. Насколько расход меняется в пиковые периоды
Для ресторана это праздники и выходные. Для сельского хозяйства — посадочный сезон и уборка урожая. Для магазина — акции и предпраздничные недели. Для склада — периоды крупных отгрузок.
Ориентироваться только на среднее потребление опасно. Запаса должно хватать и при повышенном расходе.
4. Насколько критична позиция
Все расходники не равноценны.
Если без определённого контейнера нельзя отправить готовое блюдо, он критичен. Если цветной скотч можно временно заменить прозрачным, его запас может быть меньше.
Разделите товары на три группы
Критичные
Без них работа останавливается или резко усложняется.
Примеры:
- тара для основного продукта;
- лотки для производственной линии;
- плёнка для паллетирования;
- этикетки обязательной маркировки;
- медицинские пакеты нужного класса.
Важные
Работа продолжается, но растут затраты или падает качество.
Например, отсутствие подходящей пузырчатой плёнки может привести к использованию более дорогого защитного материала.
Заменяемые
Для них есть приемлемый аналог: другой цвет, близкий размер или альтернативная фасовка.
Страховой запас прежде всего нужен для критичных позиций.
Как не превратить резерв в мёртвый склад
Не покупайте большой объём непроверенного товара
Сначала убедитесь, что упаковка подходит оборудованию, продукту и сотрудникам.
Учитывайте место хранения
Коробки, контейнеры и одноразовая посуда занимают значительный объём. Иногда более частые поставки выгоднее, чем аренда дополнительного склада.
Контролируйте изменения ассортимента
Если продукт снимается с продажи, специально изготовленная упаковка может остаться невостребованной.
Проверяйте остатки регулярно
Запас на бумаге и фактический остаток часто не совпадают из-за брака, пересорта или незарегистрированного расхода.
Договоритесь с поставщиком о планировании
Поставщик сможет лучше подготовиться к сезонному росту, если заранее получает прогноз потребления.
В материалах Новопака предусмотрена возможность формирования неснижаемого остатка для постоянных партнёров на основании прогноза потребления.
Какие товары стоит контролировать особенно внимательно
Для склада:
Для пищевого бизнеса:
Для розничной торговли:
- пакеты для покупателей;
- фасовочные пакеты;
- чековую и этикет-ленту;
- товары для кассовой зоны;
- хозяйственные расходники.
Простой порядок работы
- Зафиксируйте расход каждой критичной позиции.
- Переведите остаток в количество дней работы.
- Узнайте реальный срок пополнения.
- Добавьте резерв на возможную задержку и пик.
- Установите точку заказа.
- Назначьте ответственного за проверку.
- Пересматривайте нормы после каждого заметного изменения продаж.
Итог
Страховой запас — это не гора упаковки на складе. Это заранее рассчитанное время, в течение которого бизнес сможет продолжать работу, даже если поставка задержалась или спрос неожиданно вырос.
Компания, которая знает свой расход и планирует закупки, реже переплачивает за срочную доставку, не покупает случайные аналоги и не объясняет клиентам, почему заказ нельзя отправить вовремя.
Информацию об отгрузке, самовывозе и доставке можно посмотреть в разделе «Условия доставки».